沉香一直深受中国宫廷的喜爱，清官更是每年都使用大量沉香，而且在沉香的来源渠道、保管和具体使用上都形成了一套完备的制度体系。在这种体系架构之下，沉香被广泛应用于宫殿、祠堂、药房等地，使得清代的紫禁城散发着悠远的香气。
沉香在清宫中的使用非常频繁，数量很大，那这些沉香究竟是怎样进入清官的呢？通过梳理档案材料可以发现有三种主要来源：由藩属国进贡的沉香，地方官员的进贡，采买。
藩属国进贡
清代疆域空前扩大，周边的国家大都成为其附属国，在这其中盛产沉香的安南、暹罗等国都位列其中。由于这些国家本身生产香料，所以在奉表、纳贡等活动中几乎每次都会进贡一定数量的沉香，这也是宫廷使用的“番沉香”的主要来源。如“越南国年例贡物沉香六百两”，“暹罗国王遣使祝寿进贡沉香二十斤”，“安南国恭进乾隆四十五年四十八年两贡沉香六十斤”，从进贡的数量上看是非常大的。究其原因，一是这些国家本身盛产沉香，在“任土做贡”的原则下，沉香作为贡品本身就非常合适。二是清宫对沉香的需求造成了这种局面。自古以来，香料作为名贵的奢侈品受到宫廷的喜爱，沉香尤甚，所以清廷也有意通过各种渠道向附属国表达对沉香的喜好，这些国家也就投其所好的进贡了大量的沉香。
除了这些原产国进贡沉香外，一些不产沉香的国家往往会购买一定数量的沉香作为礼品呈送给清廷，如康熙九年（1670），义国王（意大利）遣使奉表进贡，其中就包括一定数量的沉香。这些国家购买沉香的目的也是为迎合宫廷对香料的喜好。
因藩属国的沉香产量有限而进贡频繁，清廷为此刻意下旨：“任土作贡，原视物产所宜……即此外沉香等物，若未能备数，不妨就该国所有，如土纨、绢布均可进奉，不必拘定成例，所谓不惟其物惟其意也”。从这条旨意上看，清宫还是希望以沉香作为首选的进贡物品，在沉香不足的情况下，方使用其他物品替代。
官员进贡
中国的进贡制度一直贯穿于整个古代社会。所谓“贡”，原本是与赋税制度相关,后“贡”的意义逐步变化，赋税的含义降低，几乎变成臣下或属国向君主进献的专用词。后随着 进贡制度的完善，出现了“九贡”（祀贡、嫔贡、器贡、历贡、材贡、货贡、服贡、游贡、物贡）之制。其中的“物贡”一类，专指地方向中央进献的土产实物。香料是古代各地方向朝廷进献的名贵特产之一，专供皇室之用。
清代延续了前代的“任土做贡”的进贡制度，沉香作为我国两广及海南地区的特产，每年都要向宫廷进贡一定数量的沉香。清代，沉香例贡由地方官负责采办解送至京。如康熙时，广东布政司每年需解沉香一百斤，到乾隆时广东布政司每年解送的沉香达到三百斤。而雍正时，福建布政司每年需解沉香一百斤入贡。从进贡数量上是很大的。康熙七年，崖州知州张擢士因崖州沉香贡沉重上书朝廷：“况琼属十三州县供香百斤，而崖独有十三斤之数”。可见当时海南地区的香贡的沉重。
为降低采办沉香对百姓的滋扰，乾隆三十一年曾特地下谕海南的地方官：“应饬黎峒总管、哨管、黎头谕令熟黎普行剃发，杜其假冒生黎滋事，每年例办进贡花梨沉香，向系差票赴黎购买，黎头挨邨拨夫送官领价，易滋扰累，应将每年额贡晓示，豫发价值派总管、哨管、黎头分办运赴免致差役扰累”。从这条材料中，我们可以发现这样几条信息：一是海南沉香的主产区在黎族生活的区域，清政府对这些地区具有充分的管辖权；二是清代地方官负责具体的沉香采办，每年有固定的采买限额，地方每年有专门的采办进贡沉香的银两支出，具体负责采买的是当地的差弁，而协助采买的则是当地的黎人头目；三是采买过程中曾经发生了一些不尽如人意的事情，扰累了地方百姓，所以皇帝才会下旨“免致差役扰累”。咸丰时还特意裁减了押运沉香贡的“广东省委员解送沉香饭食银”，以减轻百姓的负担。
除了土贡的沉香外，还有很多非土贡的沉香进入宫廷，清代，宫廷节庆活动众多，地方官会在各类节庆活动时向宫廷进贡一定数量的沉香，如在三大节（元旦、端阳、万寿）进贡的沉香。还有一些不定期进贡中也会有一定数量的沉香，如来京陛见贡、谢恩贡、传办贡等，这些沉香大都随着其他的贡品一起入贡。除了例贡的沉香外，两广地区的一些地方官员也会采办一些沉香作为贡品进贡到宫廷。
除了两广、福建等地的地方官进贡沉香外，为迎合宫廷的喜好，一些非沉香产区的官员也会购买一些沉香进贡到宫廷。这些京城或其他非沉香产区的官员进贡的沉香大都是从商铺中购买的。
采买
清官除了收取进贡的沉香外，还会派相关司员进行采买，以备使用，清官内所用沉香例由管理香料的广储司茶库司员负责采办交进。此外，一些皇商也会为宫廷采办一些沉香。如乾隆时总商洪充实在乾隆二十四年到二十六年共采买“上沉香九十八斤，用银三百三十两四钱，次沉香二十斤，用银十二两”。康熙时，因大量采办沉香多过而下旨量用采买，“即如朕内用沉香，每年二百斤，用尚有余，今办解者已过数倍，此等物件俱令察明，量用采买”。从整个清代来看，采买的沉香数量并不太多，且多集中在前期，后期囿于国家财力的限制，采买的沉香数量比较有限.